Proceso · correo comercial
Automatizar cotizaciones recibidas por email sin perder el control.
Cuando cada solicitud exige abrir adjuntos, interpretar referencias y consultar varios sistemas, el correo deja de ser un canal comercial y se convierte en una cola de trabajo manual.
Evaluar mi procesoEntrada
El problema no es recibir correos, sino convertirlos en datos fiables.
Una misma petición puede llegar en el cuerpo del mensaje, en un PDF, en una hoja de cálculo o repartida entre varios adjuntos. El sistema debe reunir el contexto antes de proponer nada.
LIVS clasifica la solicitud, identifica cliente y condiciones, extrae líneas y marca los campos que necesitan revisión.
- Remitente, empresa y dirección de entrega
- Referencias, descripciones y cantidades
- Adjuntos vinculados a la misma solicitud
- Campos ausentes o contradictorios
Decisión
Extraer texto no basta para cotizar.
Una cotización técnica necesita consultar catálogo, equivalencias, tarifa, stock, descuentos y margen. Por eso combinamos lectura documental con reglas de negocio y datos del ERP.
Los casos de baja confianza no avanzan silenciosamente: se presentan al comercial con la duda concreta y la evidencia utilizada.
Integración
El resultado debe terminar dentro del sistema de trabajo.
El objetivo no es generar otro documento aislado. El borrador se crea en el ERP o CRM con sus líneas, observaciones y trazabilidad, listo para que el responsable revise y apruebe.
- Borrador de oferta en ERP
- Registro del email y los adjuntos
- Tarea para excepciones
- Seguimiento comercial preparado
Medición
Mide tiempo por solicitud, excepciones y precisión.
Antes de implantar, se prueban solicitudes históricas. Así se conoce qué porcentaje puede prepararse automáticamente, dónde falla el dato y cuánto tiempo recupera el equipo.
Preguntas frecuentes
Lo que debe quedar claro antes de implantar.
¿Hay que cambiar el correo de los clientes?
No. Se conecta el buzón o la bandeja definida y se mantiene el canal habitual.
¿Puede enviar la oferta automáticamente?
Solo si la empresa decide habilitarlo para casos muy controlados. El diseño estándar mantiene aprobación humana.
¿Qué pasa si faltan referencias?
La solicitud se marca como excepción y muestra exactamente qué dato falta o qué equivalencias podrían encajar.
Prueba con evidencia
Comprueba el flujo con 50 solicitudes históricas.
Medimos precisión, excepciones, tiempo y viabilidad de integración antes de comprometer la implantación completa.
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