Proceso · order entry
Automatizar pedidos recibidos por email antes de introducirlos en el ERP.
La entrada de pedidos parece simple hasta que aparecen referencias del cliente, unidades distintas, direcciones alternativas y condiciones que no coinciden con el maestro.
Evaluar mi procesoCaptura
Un pedido necesita contexto, no solo líneas.
Además de artículos y cantidades, se extraen número de pedido del cliente, direcciones, fecha solicitada, observaciones y adjuntos relacionados.
- Cliente y contacto
- Número de pedido
- Referencia cliente e interna
- Cantidad y unidad
- Entrega y observaciones
Validación
Compara la petición con los datos maestros antes de escribir.
Se validan cliente, referencias, unidades, duplicados y condiciones esenciales. Las discrepancias se convierten en tareas concretas, no en pedidos silenciosamente incorrectos.
ERP
Crear un borrador es distinto de aceptar el pedido.
El sistema prepara el registro y adjunta la evidencia. La confirmación, reserva o comunicación al cliente sigue las reglas de la organización.
- Borrador creado
- Excepciones pendientes
- Responsable asignado
- Trazabilidad completa
KPI
Mide pedidos sin intervención y errores evitados.
El cuadro operativo sigue cobertura, tiempo, tipos de excepción y correcciones. Así se sabe si la automatización mejora realmente la operación.
Preguntas frecuentes
Lo que debe quedar claro antes de implantar.
¿Puede detectar pedidos duplicados?
Sí, utilizando identificadores del cliente y reglas temporales acordadas.
¿Confirma stock al cliente?
Solo si el alcance incluye una fuente fiable y una política aprobada; no se asume por defecto.
¿Funciona con Excel además de PDF?
Sí. Se pueden combinar formatos y normalizarlos hacia la misma estructura.
Prueba con evidencia
Comprueba el flujo con 50 solicitudes históricas.
Medimos precisión, excepciones, tiempo y viabilidad de integración antes de comprometer la implantación completa.
Solicitar diagnóstico